pengertian Planning (perencanaan) dalam organisasi

 Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

Perencanaan dilihat dari jenjang manajemen dapat di bagi menjadi 3 tingkat perencanaan yaitu sebagai berikut..:

1. Perencanaan tingkat atas (top level) perencanaan pada tingkat ini dilakukan oleh manajemen puncak,berupa perencanaan perencanaan kebijakan (policy planning) . perencanaan tingkat atas lebih ditekankan pada tujuan jangka panjang dari perusahaan.
2. Perencanaan tingkat menengah (middle level) perencanaan pada tingkat ini di lakukan oleh manajemen tingkat menengah,,perencanaan berupa perencanaan program (program planning),perencenaan ini bersifat administratif maksudnya perencanaan menyangkut cara-cara menempuh dan bagaimana tujuan dari perencanaan itu dapat dilaksanakan.
3. Perencenaan tingkat bawah (low level) perencenaan ini berupa perencanaan operasional serta perencenaan ini lebih memfokuskan untuk menghasilkan sehingga perencanaanya mengarah pada pelaksanaanya atau operasional.
 

Unsur-unsur perencanaan

1. Tujuan-menerangkan tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan yang di lakukan. Tujuan ini dapat matrial maupun bersifat moral.

2.Politik- Merupakan peraturan-peraturan yang digariskan bagi tindakan-tindakan organisasi yang di hubungkan dengan tujuan yang akan dicapai.

3. Prosedur- Urutan-urutan pelaksanaan yang akan dilalui dan harus diikuti oleh karyawan atau orang yang melaksanakan suatu kegiatan atau tindakan dalam mencapai tujuan.

4. Budget-Ikhtisar dari masukan yang di harapkan akan diperoleh yang dikaitkan dengan output yang di keluarkan yang dinyatakan dalam bentuk angka-angka.

5. Program- Serangkaian tindakan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang terdiri atas penggabungan dari politik, prosedur dan  budget.

Proses pembuatan suatu rencana

1. Menetapkan tugas dan tujuan- Antara tugas dan tujun tidak dapat dipisahkan, suatu rencana diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuanya. Tugas di artikan sebagai apa yang harus di lakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan di peroleh.
2. observasi dan analisis - menentukan faktor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi0, bila sudah di ketahui dan terkumpul, maka di lakukan analisa terhadapnya untuk di tentukan. mana yang akan di gunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan- Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah di peroleh dapat di urut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyeselaian, besarnya biaya yang di butuhkan, efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4. Membuat Sintesa- Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. kemungkinan-kemungkinan tersebut tidak mungkin di ambil salah satu saja, sebab setiap kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.

 Dalam membuat suatu perencanaa, biasanya seorang manajer menggunakan pertanyaan-pertanyaan dasar berikut: 

1. What- Apa yang hendak di capai? manajer harus dapat merumuskan suatu tujuan tertentu.

2. Why - Mengapa hal tersebut menjadi tujuan,bukan yang lainya? manajer harus dapat memberikan alasan memilih tujuan tersebut berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan.

3. Where- Di manakah lokaasi perusahaan yang tepat? manajer harus dapat menentukan lokasi perusahaan yang tepat dilihat dari aspek ekonomi, sosial, dan teknis, serta mampu mempertanggung jawabkan pilihan lokasi tersebut.

4. When- Kapan pekerjaan tersebut harus dimulai dan di selesaikan? manajer harus dapat dengan tepat menentukan jadwal suatu pekerjaan dimulai dan harus diselesaikan.

5. Who- Siapakah orang-orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut? manajer harus dapat menentukan orang-orang yang melaksanakan pekerjaan tersebut? Manajer harus dapat menentukan orang-orang yang tepat melaksanakan pekerjaan tersebut dan mempertanggung jawabkan mengapa orang-orang itu dipilih untuk melaksanakannya, bukan orang lain.

6. How- Bagaimana Cara melaksanakan pekerjaan tersebut? Manajer harus membuat job description suatu pekerjaan, sedangkan bimbingan teknik untuk pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan oleh staf manajer.

       Siapa Saja Yang Pembuat Rencana

• Panitia Perencanaan - Dalam organisasi dan perusahaan biasanya tugas perencanaan bukan merupakan tugas yang rutin, agar terdapat  pelaksanaan rencana perlu di jalin kerja sama dengan di bentuknya sebuah panitia perencanaan yang berfungsi membuat perencanaan. Panitia ini terdiri dari beberapa unsur yang mewakili beberapa pihak, yangmasing-masing membawakan misalnya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana yang dibuat akan lebih baik.
• Bagian Perencanaan- Sering kali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang  bertugas khusus membuat rencana. Jadi di sini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam organisasi.
• Tenaga Staf

           Terbagi menjadi 2, diantaranya

1. Pelaksana, tidak di samakan dengan pemimpin, yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan.
2. Staf (Pemikir), yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian merencanakan suatu guna.

Bentuk-bentuk Perencanaan

1. Rencana Global (global Plan)- rencana ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisai secara menyeluruh, Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Dimana dalam pengembanganya harus memperhatikan situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi di masa yang akan datang.

   Analisa penyusunanrencana global terdiri atas :

• Strength, yaitu kekuatan yan dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan.
• Weakness, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
• opportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi.
• Treath, yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.

 2. Rencana Strategik (Strategic Plan)- Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Di mana  dengan menyusun kerangka kerja yang akan di lakukan untuk mencapai rencana globa, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapaianya dilakukan dengan sistem prioritas, mana yang akan di capai terlebih dahulu.

3. Rencana Operasional ( Operation Plan)- Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.

sumber :buku SMA ekonomi depdiknas kelas 3