PENTINGNYA PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI
Pengendalian yang dimaksud dalam makalah ini adalah sejauh mana pengendalian aplikasi mempunyai peran dalam mencegah dan mendeteksi adanya kesalahan-kesalahan . Sebuah pengendalian dikatakan berhasil ketika kesalahan-kesalahan dapat diminimalisir.
Betapa pentingnya informasi dalam kehidupan manusia, sehingga informasi yang datang tidak boleh terlambat , tidak boleh bias(berat sebelah) harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan relevan dengan penggunanya,sehingga informasi tersebut menjadi informasi yang berkualitas dan berguna bagi pemakainya.
Untuk mendapatkan informasi yang berkualitas perlu dibangun sebuah sistem informasi sebagai media pembangkitnya. Sistem informasi merupakan cara menghasilkan informasi yang berguna . informasi yang berguna akan mendukung sebuah keputusan bagi pemakainya.
Pendekatan sistem adalah suatu prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah. Tiap langkah mencakup satu keputusan atau lebih, dan untuk tiap keputusan diperlukan informasi.
Pengendalian dalam sistem
Pengendalian dalam sebuah sistem pada dasarnya berarti menjaga agar sistem beroperasi dalam batas prestasi tertentu. Sebuah sistem yang berada dalam kendali akan beroperasi dalam batas toleransi yang telah ditentukan.
Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.
Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga.
Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”. Tentu saja tidak seluruh tanggapan korektif dari sistem umpan balik harus diterima, hal ini akan tergantung kepada kepentingan organisasi, karena itu berlaku fungsi penyaringan. Artinya hal-hal yang tidak prinsipil dan tidak terlalu mengganggu jalannya organisasi tanggapan korektif bisa diabaikan.
Adapun beberapa unsur pengendalian adalah sebagai berikut :
- suatu standar yang memmemperincikan prestasi yang diharap.hal ini besa berupa anggaran prosedur pengoperasian,atau suatu algoritma keputusan.
- suatu ukuran prestasi aktual.
- suatu perbandingan antara prestasi yang diharapkan dan nyata.
- suatu laporan penyimpangan pada sebuah unit pengendalian, misalnya seorang manajer
- suatu rangkaian tindakan yang diambil unit pengendalian untuk mengubah prestasi mendatang kalau saat ini ada keadaan yang kurang menguntungkan disertai serangkaian aturan keputusan untuk pemilihan jawaban yang tepat.
Pengertian Sistem
Sistem informasi dengan pendekatan sistem manusia/mesin akan memadukan dua unsur, yaitu unsur manusia dengan unsur mesin. Sistem manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik, sedangkan sistem mesin atau komputer merupakan sistem relatif tertutup dan deterministik.
Dengan memadukan dua sistem dengan karakter yang berbeda; maka akan terjadi saling mengisi dan saling melengkapi, sehingga bila salah satu sistem tidak ada, sistem informasi tidak akan jalan; meskipun dalam pelaksanaannya terdapat berbagai jenis kombinasi dari kedua unsur tersebut.
Untuk lebih memahami karakteristik sistem dengan segala seluk-beluk yang terdapat di dalamnya, dilakukan dengan pengunsuran (factoring), dengan demikian akan dapat diketahui sampai bagian-bagian yang sekecil-kecilnya. Dalam menganalisis sistem yang besar dengan jumlah subsistem dan interface yang sangat banyak, akan sangat rumit dilakukan, Untuk menyederhanakan sistem yang besar itu biasa dilaksanakan dengan simplifikasi dan pemisahan.
Sebuah sistem terdiri atas bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan. Model dasarnya adalah masukan, pengolahan, dan keluaran, tetapi dapat pula dikembangkan hingga menyertakan pula penyimpanan. Sistem dapat terbuka atau tertutup, tetapi sistem informasi biasanya adalah sistem terbuka, berarti menerima beberapa masukan tak terkendali dari lingkunganya.
Tugas Pengendalian Dalam Sistem Informasi
Tujuan pengontrolan adalah untuk memastikan bahwa CBIS telah diimplementasikan seperti yang direncanakan, system beroperasi seperti yang dikehendaki, dan operasi tetap dalam keadaan aman dari penyalahgunaan atau gangguan.
Penggelolaan Pengendalian-pengendalian yaitu kegiatan yang dilakukan manajer system Informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian didalam system Teknologi Informasi masih tetap dilakukan dan masih Efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.
Pengendalian system teknologi informasi ini terbagi dalam 2 bagian:
1. Pengendalian secara Umum
Merupakan system mpengendalian yang paling terluar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh pemakai system informasi.
1. Pengendalian Aplikasi
-Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
- Kontrol proses pengembangan.
- Kontrol desain sistem.
- Kontrol pengoperasian sistem.
Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
- Kontrol proses pengembangan
Kontrol proses pengembangan
Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :
1. Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS
2. Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS
3. Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.
4. Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS
5. Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima,
6. Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.
7. Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
Kontrol desain system
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
* Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi terdiri atas ;
o . Permulaan dokumen sumber
o . Kewenangan
o . Pembuatan input computer
o . Penanganan kesalahan
o . Penyimpanan dokumen sumber
* Entri Transaksi (Transaction Entry)
Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
Penggelolaan Pengendalian-pengendalian yaitu kegiatan yang dilakukan manajer system Informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian didalam system Teknologi Informasi masih tetap dilakukan dan masih Efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap system informasi.
Pengendalian system teknologi informasi ini terbagi dalam 2 bagian:
1. Pengendalian secara Umum
Merupakan system mpengendalian yang paling terluar yang harus dihadapi terlebih dahulu oleh pemakai system informasi.
1. Pengendalian Aplikasi
-Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
- Kontrol proses pengembangan.
- Kontrol desain sistem.
- Kontrol pengoperasian sistem.
Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :
- Kontrol proses pengembangan
Kontrol proses pengembangan
Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :
1. Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS
2. Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS
3. Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.
4. Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS
5. Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima,
6. Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia memenuhi kriteria penampilan.
7. Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
Kontrol desain system
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok, yaitu :
* Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Tahap-tahap yang harus dilakukan pada permulaan transaksi terdiri atas ;
o . Permulaan dokumen sumber
o . Kewenangan
o . Pembuatan input computer
o . Penanganan kesalahan
o . Penyimpanan dokumen sumber
* Entri Transaksi (Transaction Entry)
Entri transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kontrol ini berusaha untuk menjaga keakuratan data yang akan ditransmisikan ke jaringan komunikasi atau yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam komputer. Area kontrolnya meliputi atas :
o . Entri data
o . Verifikasi data
o . Penanganan kesalahan
o . Penyeimbangan batch
* Komunikasi Data (Data Communication)
o . Penanganan kesalahan
o . Penyeimbangan batch
* Komunikasi Data (Data Communication)
Komputer yang ada dalam jaringan memberikan peluang risiko keamanan yang lebih besar dari pada komputer yang ada di dalam suatu ruangan. Area kontrol ini terdiri dari :
o . Kontrol pengiriman pesan
o . Kontrol saluran (channel) komunikasi
o . Kontrol penerimaan pesan
o . Rencana pengamanan datacom secara menyeluruh
* Pemrosesan Komputer (Computer Processing)
Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
o . Penanganan data
o . Penanganan kesalahan
o . Database dan perpustakaan software
Sebagian besar kontrol database dapat diperoleh melalui penggunaan Sistem Manajemen Database (Database Management System/DBMS)
Tingkat keamanan dalam DBMS terdiri dari
o . Kata kunci (Password)
o . Direktori pemakai (User Directory)
o . Direktori elemen data (Field Directory)
o . Enkripsi (Encryption)
* Output Komputer (Computer Output)
Komponen subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk (output) kepada pemakai (user). Yang termasuk dalam area ini adalah :
* . Penyeimbangan operasi komputer
* . Distribusi
* . Penyeimbangan departemen pemakai
* . Penanganan kesalahan
* . Penyimpanan record
o . Kontrol pengiriman pesan
o . Kontrol saluran (channel) komunikasi
o . Kontrol penerimaan pesan
o . Rencana pengamanan datacom secara menyeluruh
* Pemrosesan Komputer (Computer Processing)
Pada umumnya semua elemen kontrol pada disain system selalu dikaitkan dengan pemasukan data ke dalam komputer. Area kontrol pada pemrosesan komputer terdiri dari :
o . Penanganan data
o . Penanganan kesalahan
o . Database dan perpustakaan software
Sebagian besar kontrol database dapat diperoleh melalui penggunaan Sistem Manajemen Database (Database Management System/DBMS)
Tingkat keamanan dalam DBMS terdiri dari
o . Kata kunci (Password)
o . Direktori pemakai (User Directory)
o . Direktori elemen data (Field Directory)
o . Enkripsi (Encryption)
* Output Komputer (Computer Output)
Komponen subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk (output) kepada pemakai (user). Yang termasuk dalam area ini adalah :
* . Penyeimbangan operasi komputer
* . Distribusi
* . Penyeimbangan departemen pemakai
* . Penanganan kesalahan
* . Penyimpanan record
Kontrol Pengoperasian System
Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam departemen tersebut.Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area :
1. Struktur organisasional
2. Kontrol perpustakaan
3. Pemeliharaan peralatan
4. Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas
5. Perencanaan disaster, meliputi area :
* Rencana keadaan darurat (emergency plan)
* Rencana back-up (backup plan)
3. Pemeliharaan peralatan
4. Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas
5. Perencanaan disaster, meliputi area :
* Rencana keadaan darurat (emergency plan)
* Rencana back-up (backup plan)
*Rencana record penting (vital record plan)
* Rencana recovery (recovery plan )
* Rencana recovery (recovery plan )
Kontrol Proses Pengembangan
Tujuan dari kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan
dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
dapat memenuhi kebutuhan pemakai.
Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :
- Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase
perencanaan dengan cara membentuk komite MIS.
perencanaan dengan cara membentuk komite MIS.
- Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS .
- Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi
operasi CBIS.
operasi CBIS.
- Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS
- Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program
pengujian yang dapat diterima,
pengujian yang dapat diterima,
- Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah
penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia
memenuhi kriteria penampilan.
penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia
memenuhi kriteria penampilan.
- Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan
memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
Kontrol Desain Sistem
Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan,mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya. Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya.
- Permulaantransaksi ( Transaction Origination )
Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber :
1. Permulaan Dokumentasi Sumber
Perancangan dokumentasi
Pemerolehan dokumentasi
Kepastian keamanan dokumen
2. Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa
3. Pembuatan Input Komputer
Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses
4. Penanganan Kesalahan
Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg
telah dikoreksi ke record entry
5. Penyimpanan Dokumen Sumber
Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi bagaimana dapat dikeluarkan.
- Entri Transaksi .
Entri Transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat dibaca oleh komputer.
1. Entri Data
Kontrol dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan inputnya sendiri. Dapat dilakukan dengan proses offline/online
2. Verifikasi Data
> Key Verification (Verifikasi Pemasukan) Data dimasukkan ke sistem sebanyak 2 kali
> Sight Verification (Verifikasi Penglihatan) Melihat pada layar sebelum memasukkan data ke system
3. Penanganan Kesalahan
Merotasi record yang telah dideteksi ke permulaan transaksi untuk
pengoreksian .
4. Penyeimbangan Batch.
Mengakumulasikan total setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang
sama yang dibuat selama permulaan transaksi .
* Komunikasi Data
Tanggungjawab manajer jaringan dengan menggabungkan ukuran keamanan ke dalam sistem dan memonitor penampilan untuk memastikan keamanan telah dilakukan dengan baik.
1. Kontrol Pengiriman Data
2. Kontrol Channel Komunikasi
3. Kontrol Penerimaan Pesan
4. Rencana Pengamanan Datacom Secara Keseluruhan
* Pemrosesan Komputer Dikaitkan dengan input data ke komputer dan dibanguun dalam program dan
database
1. Penanganan Data
2. Penanganan Kesalahan
3. Database dan Perpustakaan Software .
*Output Komputer Komponen
subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk jadi kepada pemakai .
subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk jadi kepada pemakai .
1. Distribusi
Kontrol pada distribusi laporan berusaha untuk memastikan ketepatan orang yang menerima output .
2. Penyeimbangan Departemen Pemakai
Bila departemen pemakai menerima output dari komputer, maka keseluruhan kontrol dari output dibandingkan dengan total yang sama yang telah ditetapkan
pada waktu pertama kali data input dibuat .
3. Penanganan Kesalahan
Kelompok kontrol tertentu dapat ditetapkan didalam area pemakai dengan menjalankan prosedur formal untuk mengoreksi kesalahan .
4. Penyimpangan Record
Tujuan komponen kontrol yang terakhir ini adalah untuk memelihara keamanan .
Kontrol Pengoperasian Sistem.
Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan.
Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi 5 area :
1. Struktur organisasional
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.
2. Kontrol perpustakaan
Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media hanyalah pustakawannya .
3. Pemeliharaan Peralatan
Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal
/ yang tak terjadwal .
/ yang tak terjadwal .
4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan
penguncian ruang peralatan dan komputer .
5. Perencanaan disaster
a. Rencana Keadaan darurat Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerjaperusahaan .
b. Rencana Backup Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal .
c. Rencana Record Penting Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan
kopi duplikat .
d. Rencana Recovery Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas komunikasi da pasokan-pasokan .
No comments:
Post a Comment